Aus Fehlern lernen: Patienten­sicherheit stärken mit CIRSforte

Irren ist menschlich – aber wer gibt Fehler gerne zu? Oftmals bieten Fehler jedoch ein großes Innovationspotenzial: Für die, die aufmerksam hinschauen und sich konstruktiv damit auseinander setzen. Vom professionellen Umgang mit Fehlern in der ambulanten Versorgung profitieren nicht nur die Patienten maßgeblich. Berichts- und Lernsysteme (CIRS, Critical Incident Reporting Systems) bilden die Basis für eine nachhaltige Sicherheitskultur in der ambulanten Versorgung, müssen aber in einer Praxis gut etabliert sein und im Alltag „leben“.

Hier setzt das mit Mitteln des Innovationsfonds geförderte Projekt CIRSforte an: Ein Expertenteam, zusammengesetzt aus den Projektpartnern, unterstützt im Rahmen einer Studie 400 ambulante Arztpraxen mit praktischen Empfehlungen und hilft bei der Etablierung von Berichts- und Lernsystemen im Praxisalltag. Ihre Chance: Nutzen Sie die Gelegenheit, auch in Ihrer Praxis die Sicherheitskultur weiter zu entwickeln.

Dr. Armin Wunder

„Risiken angehen mit System. Das tut unserer Praxis gut – und den Patienten“

Interview mit Dr. Armin Wunder, Facharzt für Allgemeinmedizin in Frankfurt am Main und CIRSforte-Teilnehmer der ersten Stunde.

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Die Studie und wie sie teilnehmen können

CIRSforte ist eine vom Innovationsfonds des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) geförderte Studie zur Fortentwicklung der aus der stationären Versorgung bekannten Berichts- und Lernsysteme (Critical Incident Reporting System, kurz CIRS) für ambulante Praxen. Bereits seit dem 1. Juni 2006 sind Vertragsärztinnen und -ärzte vom G-BA aufgefordert, Fehlermanagement- und Fehlermeldesysteme als Bestandteile eines internen Qualitätsmanagement-Systems in ihrer Praxis einzurichten.

Jetzt haben 400 Praxen die Chance, sich bei der Einführung eines Berichts- und Lernsystems tatkräftig unterstützen zu lassen. In der praktischen Umsetzung bedeutet dies, dass die Praxis ein neues CIRS in papier- oder elektronischer Form einführt oder den bisher vorhandenen Austausch systematischer angeht.

Ab der Studienteilnahme stehen zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung: Workshops, eine Handlungsempfehlung, Online-Schulungen,  Arbeitsmaterialien und eine Telefon-Hotline helfen teilnehmenden Praxen dabei, kritische Ereignisse und Risiken in ihren Arbeitsabläufen zu identifizieren und als Anlass für Verbesserungen zu nutzen.

Ziel des Projektes unter der wissenschaftlichen Leitung des Instituts für Allgemeinmedizin der Goethe-Universität Frankfurt am Main ist es, durch die systematische Aufarbeitung von Fehlern und kritischen Ereignissen die Patientensicherheit zu verbessern. Weitere zu erwartende Effekte sind optimierte Arbeitsabläufe und eine stärkere Teambildung in den Praxen.

Die teilnehmenden Praxen ihrerseits liefern mit Feedback-Bögen zum jeweiligen Stand der Implementierung und Berichten zu unerwünschten Ereignissen – alle anonymisiert – eine praxisnahe Grundlage für das Studien-Team, etwaige Barrieren und Umsetzungserfolge zu analysieren. Die Ergebnisse sollen in neue Empfehlungen für die weitere Implementierung von Berichts- und Lernsystemen in ambulanten Praxen einfließen. Teilnehmende Praxen erhalten eine finanzielle Aufwandsentschädigung.

Partner von CIRSforte sind das Aktionsbündnis Patientensicherheit, die Techniker Krankenkasse, das Ärztliche Zentrum für Qualität in der Medizin, die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe und die Asklepios Kliniken.

Anjuli Sikand

„Man lernt nie aus – auch nicht als Arzt.“

Anjuli Sikand, Ärztin in Weiterbildung zur Fachärztin für Allgemeinmedizin in Frankfurt am Main

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Dr. med. Johannes Herzog

„Die Ursachen unerwünschter Ereignisse sind vielfältig – bei einem systematischen Fehlermanagement wird nichts übersehen und man rückt näher zusammen!"

Interview mit Dr. med. Johannes Herzog, Facharzt für Innere Medizin - Internistische Gemeinschaftspraxis Uelzen und Leiter des Arbeitskreises Patientensicherheit der Ärztekammer Niedersachsen

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Dr. Armin Wunder

„Risiken angehen mit System. Das tut unserer Praxis gut – und den Patienten“

Interview mit Dr. Armin Wunder, Facharzt für Allgemeinmedizin in Frankfurt am Main und CIRSforte-Teilnehmer der ersten Stunde.

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Michelle Bichiou, MFA

„CIRSforte ist eine Motivation, ehrlich über Fehler zu sprechen und die Chance, besser zu werden"

Michelle Bichiou, Medizinische Fachangestellte, Projektverantwortliche für CIRSforte in der Praxis Dr. Wunder für Allgemeinmedizin in Frankfurt am Main

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Ablauf

Einführung des Berichts- und Lernsystems in Ihrer Praxis


Start

  • Schriftliche Anmeldung
  • Studienmaterialien und Handlungsempfehlung
  • Eingangs-Fragebogen
  • Einführungs-Workshop
Apr. bis Okt. 2018

Praxisphase

  • Strukturierte Nutzung eines Berichts- und Lernsystems, z.B.
    • Verantwortlichkeiten in der Praxis festlegen
    • Kritische Ereignisse als fester Tagesordnungspunkt in Teambesprechungen
  • Feedback-Berichte
    • Aktueller Stand
    • Ereignisbericht
  • Freiwillig: Telefon-Interviews mit dem Studien-Team
Okt. 2018 bis Sept. 2019

Ende

  • Abschluss-Fragebogen
Okt. / Nov. 2019

Unsere Unterstützung:

CIRSforte Zentrale // Vertiefende Online-Module // Praxisübergreifender Erfahrungsaustausch // Regelmäßige Newsletter

Gesetzliche Grundlagen zum Fehler­management

Was fordert der Gesetzgeber und wie hilft Ihnen CIRSforte dabei?

Für die Nutzung von Berichts- und Lernsystemen wie CIRSforte gibt es viele Gründe. Einer davon ist die gesetzliche Verpflichtung aller Vertragsärztinnen und -ärzte, nach dem Sozialgesetzbuch (SGB),  Fünftes Buch (V), ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln.

Die konkreten Anforderungen sind in der Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) festgelegt. Vertragsärztinnen und -ärzte müssen demnach im Rahmen des Qualitätsmanagements ein Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme als Teil des Risikomanagements umsetzen.

Das fordert die Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA So unterstützt Sie das CIRSforte Modellprojekt
• „Erkennen von Fehlern und unerwünschten Ereignissen zur Einleitung von Verbesserungsprozessen in der Praxis“ • Das Expertenteam macht mit Ihnen einen Einführungsworkshop und Sie lernen bei uns strukturiert die Erfassung und Analyse von Fehlern und das Ableiten von Maßnahmen. Das Expertenteam beantwortet alle Ihre Fragen rund um die Etablierung eines Berichts- und Lernsystems
• „Nutzen von Fehlern und unerwünschten Ereignissen zur Einleitung von Verbesserungsprozessen in der Praxis“ Strukturierte Analysen von Fehlern und Ableiten von Maßnahmen
Regelmäßige Newsletter, in denen – aufbereitet und anonymisiert - Fehler und Lösungen kommuniziert werden
• „Ein Fehlerberichts- und Lernsystem ist für alle fach- und berufsgruppenübergreifend niederschwellig zugänglich und einfach zu bewerkstelligen“ • Sie lernen, wie Sie ohne großen Aufwand Fehler dokumentieren und das ganze Team am Fehlermanagement beteiligen können
• „Ziel ist die Prävention von Fehlern und Schäden durch Lernen aus kritischen Ereignissen, damit diese künftig und auch für andere vermieden werden können“ Workshops zum Umgang mit Fehlern und Erfahrungsaustausch mit anderen Praxen
Regelmäßige Newsletter, in denen anonym Fehler und Lösungen aufbereitet werden
• „Die Meldungen sollen freiwillig, anonym und sanktionsfrei durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgen“ • Integration von Fehlermanagement in die Teambesprechung
• Einführungsworkshop für die Praxisleitung
• Alle Berichte und Fragebögen werden ausschließlich anonymisiert für die Newsletter und Studie verwendet
• Fehler „werden systematisch aufgearbeitet und Handlungsempfehlungen zur Prävention werden abgeleitet, umgesetzt und deren Wirksamkeit im Rahmen des Risikomanagements evaluiert“ • Einmal CIRSforte etabliert, ist Fehlermanagement aus Ihrer Praxis nicht mehr wegzudenken
• Sie lernen, Ihre abgeleiteten Maßnahmen zu kontrollieren

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

Das vom Innovationsfonds des Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) geförderte Forschungsprojekt CIRSforte unterstützt 400 ambulante Arztpraxen bei der Implementierung eines Berichts- und Lernsystems (Critical Incident Reporting System, kurz CIRS).

Das Projekt dient dazu, kritische Ereignisse und Beinahe-Schäden zu dokumentieren und konstruktiv zu analysieren, um präventive Maßnahmen zu erarbeiten.

Damit wird das ganze Team für das Thema Risikomanagement sensibilisiert. Niedergelassene Ärzte sind bereits seit 2006 gefordert, Fehlermanagement- und Fehlermeldesysteme als Bestandteil eines internen Qualitätsmanagement-Konzepts in ihrer Praxis zu etablieren.

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Häufig gestellte Fragen:

01. Was ist CIRSforte?

Ein Critical Incident Reporting System (CIRS) ist ein Berichtssystem über kritische Vorkommnisse, mit dem anonymisiert kritische Ereignisse und Beinahe-Schäden dokumentiert und gemeldet werden. Im Gesundheitswesen ist es ein Instrument zur Verbesserung der Patientensicherheit. In Krankenhäusern ist die Nutzung des Systems seit 2014 gesetzlich festgelegt und ist auch in der ambulanten Patientenversorgung nach dem Sozialgesetzbuch (SGB), Fünftes Buch einzuführen und weiterzuentwickeln.

In CIRSforte haben jetzt 400 Praxen die Chance, sich bei der Einführung eines Berichts- und Lernsystems (CIRS) tatkräftig unterstützen zu lassen. In der praktischen Umsetzung bedeutet dies, dass die Praxis entweder ein neues System in papier- oder elektronischer Form einführt oder den bisher vorhandenen Austausch systematischer angeht.

CIRSforte stellt dabei zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung: Workshops, eine Handlungsempfehlung, Online-Schulungen,  Arbeitsmaterialien und eine Telefon-Hotline helfen teilnehmenden Praxen dabei, kritische Ereignisse und Risiken in ihren Arbeitsabläufen zu identifizieren und als Anlass für Verbesserungen zu nutzen. Ziel ist es, durch die systematische Aufarbeitung von Fehlern und kritischen Ereignissen die Patientensicherheit zu verbessern. Weitere zu erwartende Effekte sind optimierte Arbeitsabläufe und eine stärkere Teambildung in den Praxen.

02. Was sind Berichts- und Lernsysteme?

Berichts- und Lernsysteme dienen der Dokumentation und Analyse sogenannter kritischer Ereignisse. Das Ziel dabei ist, vorbeugende Maßnahmen aus der Situation abzuleiten und für alle Kollegen nutzbar zu machen. Kritische Ereignisse können papierbasiert oder elektronisch erfasst werden. Die Auswertung kann durch eine/n Verantwortliche/n der Praxis erfolgen, sollte aber immer im Team besprochen werden.

03. Warum sollte ich an der Studie teilnehmen?

Von der Studienteilnahme profitieren Sie mehrfach:
Ein Berichts- und Lernsystem zu nutzen, leistet einen wertvollen Beitrag für die Sicherheit Ihrer Patienten.
Mit der Teilnahme werden Sie umfassend bei der Umsetzung unterstützt und erfüllen die Anforderungen aus der QM-Richtlinie für vertragsärztliche Praxen.
Das systematische Fehlermanagement auf der Grundlage vonCIRSforte optimiert die praxisinternen Abläufe und steigert so die Effizienz und Professionalität Ihrer Praxis.

04. Wie wird unsere Praxis vom Studienteam unterstützt?

Bei der Umsetzung werden Sie umfangreich durch das Studienteam in Form von Workshops, Arbeitsmaterialien und einer Hotline unterstützt.
Sie erhalten unter anderem Empfehlungen zur Einbindung von Berichts- und Lernsystemen inkl. fertigen Berichtsformularen, Fallanalyse-Schemata und viele weitere hilfreiche Vorlagen. Begleitende Präsenz-Workshops bzw. Online-Module bringen Ihnen das Thema Sicherheitskultur und den konstruktiven Umgang mit kritischen Ereignissen näher.

Durch anonymisierte Best-Practice Beispiele und regelmäßige Newsletter profitieren Sie gleichzeitig von den Erfahrungen anderer teilnehmender Praxen.

05. Wieviel Aufwand kommt auf unsere Praxis zu, wenn wir teilnehmen?

Sie werden über den ganzen Zeitraum vom Studienteam unterstützt und betreut.
Sie entscheiden, welche Art von Berichts- und Lernsystem Sie nutzen möchten: Digital, papierbasiert, oder ein externes System und nehmen die Besprechung kritischer Ereignisse als festen Tagesordnungspunkt in Ihre Teamsitzungen auf. Das Studien-Team, die Workshop-Inhalte und Informationsmaterialien unterstützen Sie bei diesem Prozess.
Für die Studie setzt sich Ihre zeitliche Investition dabei unter anderem aus dem Workshop (2 bis 3 Stunden), einem Eingangs- und Abschlussfragebogen (je 20 Minuten), den anonymisierten Fallberichten (3 Stück à 10 Minuten) sowie drei Fortschrittsberichte (je 20 Minuten) zusammen.

06. Was geschieht mit den dokumentierten kritischen Ereignissen?

Über den Studienzeitraum senden Sie insgesamt drei anonymisierte Ereignisberichte ein. Dabei gewährleistet das Studienteam, dass die Berichte nach der Eingangsprüfung Ihrer Praxis nicht mehr zugeordnet werden können. In der weiteren Auswertung der Studienergebnisse werden lediglich die anonymisierten Fallberichte weiterverwendet. Auch bei einer Verwendung der Informationen als Good Practice Beispiel oder interessantes Fallbeispiel im Newsletter, gewährleistet das Studienteam die Sicherheit Ihrer Daten und Anonymität.